כתיבת נהלים

נושאי משימה מספר 32001+ 32002

כיצד להכין נוהל?
כבר הוזכר שנוהל המגדיר שיטות עבודה ו/או סמכויות ואחריות מעורר התנגדות
כיוון שהוא מצמצם חופש פעולה. המנהלים לא יהיו עוד חופשיים לבצע את
העבודה לפי הבנתם, המשתנה לפי נסיבות ומצבי הרוח, אלא יבצעו אותם בהתאם
להגדרה מפורטת הכתובה בנוהל. מאידך, נוהל איננו חוק מדינה. המפר חוק מדינה
צפוי לעונש מרתיע הקבוע בחוק. לא כך מתייחסים ומטפלים במנהל "שמיישם"
נוהל לפי הבנתו. קשה לכפות נוהל בעזרת אמצעי ענישה והרתעה. כדי ליישם נוהל
בהתאם לרוח הדברים ולפרטיו דרושה הבנה, הסמכה ומוטיבציה של כל
בעלי התפקידים. אפשר לפתח הבנה ומוטיבציה ע"י הסבה וע"י שיתוף של כל
השותפים הישירים והעקיפים לביצועו. תשעת השלבים להכנת נוהל:

 

הלימוד
שלב זה יתחיל בלימוד המצב הקיים בראיונות אישיים של מכין נוהל עם כל אחד מהמנהלים שיש להם קשר עם יישום הנוהל. בראיונות האישיים ילמד מכין הנוהל:

-כיצד מתבצע התהליך כיום מנקודת מבטו של המתאריין.

- מה לדעת המתראיין מפריע לו לתפקד בשיטת העבודה הנוכחית.

- מה ואיך רצוי לתקן במצב הקיים.

את כל מה שילמד מכין הנוהל בראיונות האישיים, יעלה על הכתב. הוא י זדקק בשלב זה לכל הידע שלמד כדי להבהיר את העמדות השונות בעזרת תרשים מבנה ארגוני, תרשימי תהליך למיניהם, טבלאות ודיאגרמות וכל יתר אצמעי המחשה, בחינה וניתוח.
בשיטת האלימינציה, יאתר מכין הנוהל את התהליך הטוב ביותר הרצוי לארגון מהיבט העבודה והנפשות הפועלות מסקנותיו יגבש בהצעת נוהל.

 

הצעת נוהל
את הצעת הנוהל יש להפיץ בין כל משתתפי הדיון הראשוני והיא מהווה בסיס לדיון.
היא צריכה להיות ערוכה בדומה לנוהל אמיתי על כל פרקיו: מטרות הנוהל, אלו בעיות הוא אמור לפתור ותיאור מפורט וברור של התהליך המוצע. יש להפיצו בין המשתתפים בדיון - בכדי לאפשר זמן מספיק לעיון, לימוד ושאלות מוקדמות להבהרה.

 

דיון ראשוני
מכין הנוהל יקיים את הדיון הראשוני בפורום רחב בו ישתתפו כל בעלי התפקידים שיש להם קשר ישיר ועקיף לנוהל.

בדיון הוא יבהיר:

הבעיות אותן אמור הנוהל לפתור.

-  מגוון הפתרונות האפשריים.

-  כיצד הגיע לפיתרון המומלץ על ידו.

מכין הנוהל יעודד כל משתתף להביע דעתו ולהתייחס בעיקר לנקודות שיפריעו לו לתפקד.
את הערות המשתתפים יחלק לשניים:

הערות המתנגדות לעקרונות הנוהל.

- הערות שאפשר לשלבן בנוהל המוצע.


שינויים
בעקבות הדיון הראשוני יש להתייחס להערות ולשנות את הנוסח או הסעיפים המתאימים בנוהל. אותם שינויים שאפשר לבצע בנוהל מבלי לשנות את הרעיונות העקרוניים שבו.
השינויים יהיו מתואמים עם יוזמיהם ויאושרו על ידם לפני הפצת המהדורה המעודכנת של הצעת הנוהל.

 

שכנוע המתנגדים
יש לבצע פעולת שכנוע של המתנגדים לעקרונות הנוהל כדי שהנוהל המוצע אכן ייושם בהבנה.
מכין הנוהל יעשה זאת בפגישות אישיות עם כל אחד מהמתנגדים ויגייס לשם כך את כל אמצעי השכנוע העומדים לרשותו. כמוצא
אחרון יעזר בגיבוי שיתן לו מנהל היחידה ובעזרתו הפעילה לשכנע את המתנגדים.

 

הרצה ניסיונית
הצעת הנוהל תיושם לניסיון לתקופה שתיקבע מראש - שלושה חודשים עד שנה.
תקופת הניסוי מיועדת לעמוד על הבעיות שיתעוררו, לאגור הערות ולנסות להציע פיתרונות. את הרצת הנוהל יש ללוות במסע פרסום והסברה לכל העובדים שיש להם קשר איתו. כל העובדים הקשורים לנושא חייבים לדעת על השינויים בתהליכי עבודה כדי למנוע טעויות ואי הבנות.

הסקת מסקנות
בתקופת הניסוי, בפרקי זמן מוגדרים מראש יש לקיים דיונים על השינויים בתהליכי העבודה שהונהגו ולהסיק מסקנות לגבי המשך הניסוי.

- אם להמשיך בניסוי או לחזור לשיטה הישנה.

- האם לשנות משהו בתהליכי העבודה כפי שהם מנוסחים בהצעת הנוהל.

 

שינויים ופרסום הנוהל
בתום תקופת הניסוי יערך דיון מסכם ובו יש להחליט:

האם תקופת הניסוי הסתיימה או שיש להאריך אותה.

- האם הנוהל עונה לבעיות כפי שתוכנן?

- האם יש לתקן ו/או לשפר בו משהו?

לאור החלטות שיתקבלו יש להכניס את התיקונים הדרושים ולהפיצו כנוהל.

 

מעקב ועדכון
כתוצאה משינויים תכופים במוצרים ובטכנולוגיות חלים שינויים גם בארגון.
שינויים שמשמעותם שינוי בתהליכי עבודה, בסמכויות ובאחריות בעלי התפקידים וכתוצאה מכך שינויים בנהלים. לכן יש צורך במעקב מתמיד אחר השינויים בתהליכי העבודה ועדכון הנהלים בהתאם.
לעיתים, כדי להיחלץ מביצוע נהלים מחפשים בעלי התפקידים "הוכחות" עד כמה הנהלים אינם שימושיים - בין השאר כיוון שאינם מעודכנים.
מכאן נובע הצורך העיקרי להקפיד ולעדכן את הנוהלים באופן שוטף.

 

 

נוהל תקין ומעודכן - ערובה לבטיחות והצלחה

קדימה

לתחילת הקורס

אחורה

לרשימת הקורסים